STANDAR OPERASI PROSEDUR

STANDAR OPERASI PROSEDUR

1.      Definisi Standar Operasi Prosedur (SOP)

Menurut Tambunan (2013) “SOP adalah sekumpulan prosedur operasional standar yang digunakan sebagai pedoman dalam perusahaan untuk memastikan langkah kerja setiap anggota telah berjalan secara efektif dan konsisten, serta memenuhi standar dan sistematika”. Sedangkan menurut Laksmi, (2008) Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir

Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) dapat mempunyai makna yang berbeda bagi setiap orang, tergantung dari kriteria dan konteksnya. Berikut adalah pengertian Standard Operating Procedure (SOP) menurut Ekotama (2015) adalah sistem yang di susun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita

Joko Dwi Santoso dalam Purnamasari (2015) mengemukakan bahwa SOP memiliki tiga uraian yaitu standard, operating, dan procedure

1. Standard mengandung pengertian seperti tertera di bawah ini.

a.       Ketentuan yang menjadi acuan pokok.

b.      Sebagai acuan, di mana setiap anggota harus mematuhi standar tersebut.

c.       Bisa juga sebagai hukum yang harus ditaati dengan kesepakatan tertentu.

d.      Maka dari itu, yang perlu ditekankan adalah sifatnya mengikat.

2.      Operating mengandung arti sebagai berikut dibawah ini.

a.       Dipahami lebih kepada aktivitas kerja yang aplikatif.

b.      Aktivitas tersebut menggambarkan alur kegiatan kerja baik yang rutin maupun non rutin.

c.       Operasional adalah kegiatan kerja atau aktivitas-aktivitas di dalamnya yang terkait dengan kaidah-kaidah yang sudah ditentukan.

d.      Dalam penerapannya, aktivitas-aktivitas tersebut harus sesuai dengan kaidah atau standar yang diberlakukan.

3. Procedure mengandung arti sebagai berikut ini.

a.       Langkah atau tahapan yang berhubungan dengan proses dalam aktivitas kerja.

b.      Sebagai prosedur harus dideskripsikan secara jelas dan terperinci.

c.       Prosedur dapat berupa gambar atau rincian tulisan.

Menurut Purnamasari (2015) SOP adalah prosedur kerja yang dibuat secara detail dan terperinci bagi semua karyawan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan misi, visi, dan tujuan suatu lembaga, intansi, atau lembaga. Sedangkan, Ekotama (2015) mengatakan bahwa standard operating procedure (SOP) dibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi efisien.

Jadi dapat disimpulkan bahwa SOP adalah aturan-aturan baku yang telah ditetapkan tim penyusun SOP yang harus dilaksanakan pada proses pelaksanaan suatu pekerjaan yang berguna sebagai alur, petunjuk-petunjuk dan standarisasi suatu pekerjaan. SOP juga berguna sebagai dasar evaluasi dalam menentukan kualitas mutu suatu hasil pekerjaan serta sebagai dasar acuan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan pada saat proses suatu pekerjaaan

Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008 SOP dapat dibedakan ke dalam dua jenis, yaitu:

1. SOP Teknis

SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang antara lain: teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alatalat, dan lainnya; kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check up, dan lain-lain. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis dapat diterapkan pada bidang-bidang antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

2. SOP Administratif

SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Dalam lingkup mikro, SOP administratif disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai level unit organisasi yang paling kecil sampai pada level organisasi secara utuh, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

2.      Tujuan dan Fungsi Standar Operasi Prosedur (SOP)

Menurut Puspitasari dan Rosmawati (2012), beberapa tujuan dibuatnya SOP antara lain:

a.       Mempertahankan konsistensi kerja karyawan

b.      Mengetahui peran dan fungsi kerja pada setiap bagian

c.       Memperjelas langkah-langkah tugas, wewenang dan tanggung jawab

d.      Menghindari kesalahan administrasi

e.       Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan ketidakefisienan

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014)

1.      Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

2.      Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.

3.      Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.

4.      Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.

5.      Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.

6.      Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.

7.      Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

8.      Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.

9.      Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Sedangkan fungsi SOP adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014):

1.  Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2.    Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3.    Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4.    Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5.      Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

SOP berfungsi sebagai alat kontrol dan petunjuk dalam melakukan tindakan, karena memuat semua prosedur dan langkah-langkah yang lengkap. Peranan SOP dalam suatu organisasi sangat penting karena memuat dan menjelaskan semua aturan dan langkah-langkah pegawai, karyawan maupun konsumen dalam melakukan suatu tindakan.

3.      Manfaat Standar Operasi Prosedur

Menurut Hadiwiyono dan Panjaitan (2013) SOP memiliki manfaat sebagai dokumen referensi mengenai bagaimana cara/ proses menyelesaikan suatu pekerjaan. Sedangkan Menurut Setiawan (2012) Salah satu solusi untuk mengurangi terjadinya berbagai macam masalah dalam suatu perusahaan serta untuk meningkatkan perbaikan secara berkelanjutan adalah dengan menerapkan SOP.

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

1.      Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.

2.      SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

3.      Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.

4.      Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

5.      Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.

6.      Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.

7.      Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.

8.      Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

9.      Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

4.      Prinsip-Prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

1.      Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

2.      Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.

3.      Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

4.      Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

5.      Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

6.      Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

5.      Siklus Penyusunan SOP

Penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut:

1. Persiapan.

Dibentuknya tim untuk merumuskan suatu SOP, agar SOP yang dibuat sesuai dengan kebutuhan kondisi dan yang ada.

Dalam pembuatan SOP berskala besar di perusahaan atau instansi pemerintah. Dibutuhkan sebuah tim yang berasal dari setiap unit kerja di berbagai level. Pada skala yang lebih kecil pembuatan sop dapat dikerjakan oleh tim kecil atau personal dengan melakukan berbagai hal berikut :

a.       Identifikasi Kebutuhan;

b.      Pengumpulan Data

c.       Melakukan Analisis Prosedur

d.      Melakukan Pengembangan

2.      Penilaian Kebutuhan SOP.

Sebelum dibuat dan ditetapkan nya SOP, maka harus ada kajian-kajian yang mempelajari tujuan dan manfaat ditentukannya SOP. Karena SOP harus mewakili standarisasi suatu hasil pekerjaan. Karena SOP dibuat bukan untuk mempersulit proses pekerjaan atau memperpanjang suatu birokrasi namun SOP dibuat sebagai acuan suatu pekerjaan

3.      Pengembangan SOP.

Pengembangan SOP dilakukan guna penyesuaian terhadap kondisi dan situasi yang ada

Sebagai sebuah standar yang nantinya dijadikan acuan proses pelaksanaan kegiatan keseharian organisasi ataupun perusahaan. Pembuatan sop tidak bisa langsung sekali jadi. Ia membutuhkan revisi berulang sampai akhirnya nanti menjadi sop yang reliabel, valid dan dapat diterapkan.

4.      Penerapan SOP.

Penerapan SOP dilakukan setelah ditetapkan oleh yang berwenang agar pada saat proses pelaksanaannya ada yang bertanggung jawab jika terjadi masalah

5.      Monitoring dan Evaluasi SOP

Pengawasan dan evaluasi dilakukan pada saat proses pelaksanaan pekerjaan dan setelah selesainya pekerjaan agar sesuai dengan  hasil yang diharapkan. Hasil dari sop yang dibuat harus terus dipantau pelaksanaan penerapannya. Masukan masukan yang datang dari upaya monitoring ini akan berharga sebagai bahan evaluasi dan penyempurnaan standar operasional yang ada di masa mendatang.

6.      Kesimpulan

Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif (Permen PAN nomor: PER/21/M.PAN/11/2008)  .

Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis adalah dengan menerapkan standard operating procedures (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi. Dengan adanya standard operating procedures, penyelenggaraan administrasi dapat berjalan dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau bahkan meskipun terjadi penyimpangan tersebut, maka dapat ditemukan penyebabnya.

Dalam proses penyusunan SOP harus selalu memperhatikan kebutuhan, sarana dan prasarana yang tersedia dalam suatu organisasi atau perusahaan, karena SOP ditetapkan bukan untuk memperpanjang birokrasi administrasi dalam suatu organisasi dan instansi.

Masih banyaknya instansi pemerintah atau swasta yang tidak memaparkan dan menjelaskan SOP membuat khalayak ramai atau konsumen dari sebuah kebijakan menjadi bingung dan membuat pratik-praktik pencaloan makin merajalela karena kebingungan konsumen tersebut banyak dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang mengambil keuntungan secara pribadi atau kelompok.

DAFTAR PUSTAKA

Alfiano Patrik Kilis.  Penerapan Standar Operasional Prosedur Dalam Pelaksanaan Tugas Pemerintah Kecamatan Malalayang di akses dari www.media.neliti.com tanggal 06 September 2017

Penji Prasetya, Adian Fatchur Rochim, Ike Pertiwi Windasari (2015). Desain dan Implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Keamanan Sistem Informasi Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Menggunakan Standar ISO 27001. Jurnal Teknologi dan Sistem Komputer, Vol.3, No.3, Agustus 2015 (e-ISSN: 2338-0403) diakses dari www.researchgate.net tanggal 06 September 2017.

Ratih Nugraheni1, Apriatni EP & Agung Budiatmo. Pengaruh Standar Operasional Prosedur Dan Pengawasan Terhadap Kinerja Pramuniaga Pasaraya Sriratu Pemuda Semarang. Diakses dari www.portalgaruda.org tanggal 06 September 2017

Sheila Vania Winata (2016). Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Pada Chocolab. Jurnal Manajemen dan Start-Up Bisnis Volume 1, Nomor 1, April 2016 diakses  www. journal.uc.ac.id  tanggal 12 September 2017

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang penyusunan standar operasional  prosedur (SOP) administrasi pemerintah